コロナ禍の影響もあり、リモートワークという働き方が増えてきました。
私も仕事はリモートワークで、以前よりもテキストでのやり取りが社内外とも多くなり、以前とはまた異なるコミュニケーション能力が求められていると実感しています。
テキストコミュニケーションで気をつけるべきポイントを本日はご紹介していきます。
下記を例としてどんどんブラッシュアップしていきます。
昨日のMTGでの話の件ですが、進め方について相談したいです。まずは私の方でプロジェクトメンバーを5人ほど集めてみたいのですが良いでしょうか。
また、それに伴いもう少しプロジェクトメンバーに必要なスキルなどを伺わせていただけますと嬉しいです。よろしくお願いします。
綺麗な文章を心がける
当たり前のことに聞こえますが、綺麗な文章とはどんなことを言うのか
テキストでのやり取りでは、ダイレクトに言いたいことが伝わっているかが大切です。読み返しが可能なので、後になって「もしかしてこれってこういう意味だったのかな….」と相手に裏を読ませるようなことをさせてしまうと、主観が入りやすく齟齬が生じやすくなります。そこを踏まえると、小学校で習った文法がしっかり使えるかどうかが意外と肝心です。大人なのでシンプルな文章で伝わると思ってテキストコミュニケーションをとると意外とうまくいかないということもあるので注意が必要です。
- 文法（特に助詞など）は適切に使えていること
- 一番伝えたいポイントを先に伝える
- 補足説明をなるべく短文で（長文になりそうであれば箇条書きなど工夫をする）
上記に気を付けて例文をブラッシュアップしたものがこちら
昨日のMTGの件で相談があります。
【プロジェクトメンバーの選定について】
まず私の方で5人ほど集めてみたいのですが良いでしょうか。
また、それに伴いもう少しプロジェクトメンバーに必要なスキルなどを伺わせていただけますと嬉しいです。
よろしくお願いします。
不要な助詞を削除し、タイトな文章にすると同時に、トピックを【 】で目立たせる工夫をしています。通常のやり取りだともしかしたらちょっと不自然に感じるかもしれないですが、このようにトピックを目立たせておくことは読み返す時に重要になってきます。
前提を揃える
オフライン時にはそこまで気にしていなかったのですが、テキストコミュニケーションではそこまで丁寧に表現か？というほど前提に気を付けています。
- 何を指しているのかを常に意識する
- 何となくの理解で話を進めない
昨日のMTGの件で相談があります。
L業務効率化プロジェクトを発足（9月開始予定）
【プロジェクトメンバーの選定について】
まず私の方で5人ほど集めてみたいのですが良いでしょうか。
また、それに伴いもう少しプロジェクトメンバーに必要なスキルなどを伺わせていただけますと嬉しいです。
よろしくお願いします。
誰を明確にすること
これはテキストコミュニケーションに限ったことではないですが、タスクオーナーを明確にしておくことが大切です。オフラインでの会話・行動だと進捗が手に取るようにわかったり、把握するきっかけがあったりするのですが、オンラインですと、相手がなにをしているか把握できる状況ではないため、進捗の滞りが発生しかねません。そんな時、責任の所在を明確にし、業務が円滑に推敲できるようタスクオーナーを明確にしておくと良いです。
昨日のMTGの件で相談があります。
L業務効率化プロジェクトを発足（9月開始予定）
【プロジェクトメンバーの選定について】
メンバー必要なスキルの洗い出し：佐々木
上記もとに5人ほど集める：私（野田）このように進めてもよろしいでしょうか。ご検討よろしくお願いします。
だいぶビジネスシーンの会話という雰囲気が出てきました。雰囲気って大事なんですよね。
こんな感じでお伝えするだけで、ふわっとしたコミュニケーションではなく、決定事項のもと順序立てて運用が開始されているということが目に見えてわかる工夫だけでも、プロジェクトの進捗がスピーディーに進む鍵となります。
具体性を持った発信
こちらもまたテキストコミュニケーションに限ったことではなく、仕事の取り組む姿勢や解像度の話になってくると思いますが、具体性を文章に入れていくことでさらにハイレベルなビジネスキルを持って物事に携わっているということが相手に伝わるようになります。
具体性を例題に表してみます。
昨日のMTGの件で相談があります。
L業務効率化プロジェクトを発足（9月開始予定）
【プロジェクトメンバーの選定について】
・メンバー必要なスキルの洗い出し：佐々木
・上記もとに5人ほど集める：私（野田）※必要な想定スキル（ここをもう少し具体的に洗い出しをお願いいたします。下記以外にも思い浮かぶものがあればお願いします。）
①定性スキル：性格的なもの
メンバー1人、プロジェクトオーナー1人
②定量スキル；ITスキル、ツール知識
全体がわかる人1人、実際手を動かせる人2人このように進めてもよろしいでしょうか。ご検討よろしくお願いします。
もしOKでしたらば、OKいただき次第1週間を目安にまとめ、再度MTGを設定させてください。
具体性を持たせた箇所はこんな感じです。
- 必要なスキルはどんなものを言っているのか
- 納期
前提を揃えるということにも付随しますが、なにを描いているのかなんとなくでも共通認識を持っていなければ進めるのはとても難しいです。そのため、具体的にできる部分は自ら発信しておくと良いでしょう。
応用編
例文では1つのこちらから発信する会話についてをブラッシュアップしていきましたが、会話はどんどん連なっていくものです。そうした時にも工夫できることとしては下記のようなものが挙げられます。
- 要約を行う
- わかりにくい部分がなかったかどうか確認をする
- 相手にTODOがあれば明記
- 遡った話題に触れる場合は該当の話題のURLや引用を使い、なにを指しているのか明確にする。
たかが会話、されど会話です。
意外と意識できてなかったかもという部分もあるかと思いますので、この機会にぜひ、日頃行っている自分のテキストコミュニケーションの癖を探しに過去の自分を見に行ってみてはいかがでしょう？
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